Olá! Seja bem vindo(a)! 😀 Vamos refletir sobre um tema consagrado nas finanças o Plano Orçamentário, porém acrescentando um novo ângulo de reflexão e contribuição que é aplicar a agilidade nesse processo. 💰

CONTEXTO

O Plano Orçamentário é o principal mecanismo que as empresas mais estruturadas utilizam para controlar os gastos anuais e as expectativas de receita. Esse orçamento é baseado no 5W: o que gastar, quando gastar, onde gastar, por que gastar e quem vai gastar.

Essa técnica de gerenciamento financeiro é amplamente utilizada a décadas e representa um precioso mecanismo que os CFOs (Chefe Executivo de Finanças) tem aplicado para manter as finanças corporativas saudáveis, seguras e com previsibilidade. Tendo isso em vista, o plano orçamentário é de vital importância.

PROBLEMA

Embora o Plano Orçamentário até hoje seja um mecanismo profícuo de gestão financeira, essa técnica nos dias atuais tem em alguns casos gerado perdas de oportunidades e vantagem competitiva.

Pois, a nova economia é orientada no paradigma VUCA (Volátil, Incerto, Complexo e Ambíguo) isso exige uma rápida adaptação as mudanças tecnológicas e sociais. É nessa parte de rápida adaptação que o plano orçamentário "tradicional" de "fechar" o orçamento para um ano inteiro gera problemas.

Para ilustrar melhor essa afirmação vou te contar uma história de uma empresa de tecnologia:

História: A empresa Lark Max TI em janeiro fechou o plano orçamentário de 1 milhão para o investimento em desenvolvimento de 4 projetos de software, porém em Abril o maior concorrente do setor lançou um sistema inovador com Inteligência Artificial que tornou o sistema da Lark Max irrelevante. Com esse grande problema o CTO da empresa descobriu que é possível recuperar o pioneirismo com o investimento de R$ 500 mil. O CTO solicitou diversas vezes a liberação do orçamento ao CFO, porém obteve a resposta de que o orçamento já havia sido fechado e não era possível liberar o recurso. Após 6 meses quando a empresa perdeu 20% de market share que o setor de finanças liberou o recurso.

Embora seja uma hipérbole, essa simples história é a realidade de muitos negócios que até possuem equipes de desenvolvimento "ágil", porém o setor financeiro não é ágil. Isso trava ou desacelera a criação e desenvolvimento de produtos vitais para o crescimento e perenidade do negócio.

Não estou dizendo que o setor de finanças deve liberar recursos de forma irresponsável e amadora, mas sim que um novo mecanismo de plano orçamentário ágil deve ser implementado. Vamos conhecer esse formato.

SOLUÇÃO

A transformação digital em grande parte das empresas foi liderada e implementada no setor de TI. É normal as empresas falarem que são ágeis por usarem Scrum, Kanban, Lean na TI. Porém, apenas o simples fato de um setor da empresa aplicar agilidade não determina que a empresa é de fato ágil. Pelo contrário a empresa em alguns casos pode ser mais lenta do que uma empresa "tradicional".

Tendo isso em vista é necessário propagar a agilidade vivenciada na TI para o setor Financeiro da Corporação. Pois, como a TI pode ser Ágil se não tem Recursos? Mas, você pode estar se perguntando como faço essa transformação? Veja abaixo os princípios para pavimentar essa transformação.

Como Implementar Agilidade no Plano Orçamentário?

Diagrama: 5 Etapas para ter o Plano Orçamentário Ágil

1. Conecte seu setor financeiro com as estratégias corporativas através de pelo menos 1 reunião mensal de para avaliar as necessidades de investimentos, os riscos e o avanço dos concorrentes. Através dessa "cerimônia" o financeiro deve ter em sua pauta o que pode demandar recursos de forma "agilizada".
   
   

2. O setor financeiro deve avaliar trimestralmente o ROI dos projetos que tem utilizado o Plano Orçamentário ao longo do tempo e indicar para os executivos o ranking de valor agregado dos projetos para a corporação.
   
   

3. Faça no mínimo o ciclo trimestral de revisão e negociação do Plano Orçamentário conectado ao ranking de valor agregado;
   
   

4. Crie um mecanismo de liberação de orçamento orientado ao valor agregado aos clientes e negócio da corporação.
   
   

5. Não comprometa no primeiro momento 100% dos recursos do plano orçamentário, deixe uma reserva de emergência para possíveis projetos inesperados.

Ao implementar os cinco tópicos no seu setor financeiro seu plano orçamentário terá características que denotam que ele é "ágil" e está de fato conectado as necessidades estratégicas da corporação.

CONCLUSÃO

Por fim, fica nítido que para o setor financeiro ter um plano orçamentário ágil é necessária uma comunicação transparente, estratégica, rápida, recorrente orientada a gerar valor para o negócio. Embora, seja recomendado aplicar as "cerimônias" do universo ágil no setor financeiro, elas só terão seu maior aproveitamento se a comunicação e integração entre o financeiro e os setores estratégicos seja efetivamente implementada. Encerrando, a comunicação é a chave para seu Plano Orçamentário ser Ágil! 🚀

PERGUNTA FINAL

• O que você pode fazer para o Plano Orçamentário da sua Empresa ser Ágil?

FONTES

• Finanças para Conselheiros, Rodrigo Mariano - Board Academy

• Manifesto Ágil

• Flight Levels. Dr Klaus Leopold

Caso tenha interesse em conhecer nossos serviços me envie uma mensagem! 💬

Forte abraço,

Maycon Pires - CEO Turbineduca 🚀